Perlu Dibaca : Tips Supaya Rapat Kepanitiaan Banyak Yang Datang

Ciee yang lagi seneng - senengnya ikut kepanitiaan kampus. Sebenernya tulisan ini bukan hanya ditujukan buat mahasiswa yang lagi bikin kepanitiaan kok. Bisa juga yang lagi seneng sama organisasi pemuda desa juga bisa ikutan baca. 

Gini, sudah banyak cerita yang saya dengar tentang kepanitiaan. Mulai dari masalah yang dihadapi, kekurangan dana, hingga perizinan yang terkendala sama para birokrat. Khusus untuk kali ini saya bakalan bahas mengenai masalah internal yang sering dihadapi sama kepanitian. Kebanyakan konten dari tulisaan ini saya ambil sampel dari kepanitiaan kampus aja ya.

Permasalahan internal kegiatan kepanitiaan kampus pasti tak jauh dari masalah konsistensi panitia. Kalo kebanyakan kepanitian dibentuk melalui proses screening, maka waktu screening juga pasti ditanyai mengenai konsisten dari si calon panitia. Ya, tentu kalo mau jadi bagian panitia jawablah dengan jawaban yang bisa memberikan kepercayaan pada screener. Kebanyakan jawaban pas screening cuman formalitas, selepasnya ya udah yang diandelin ya mood dari panitia mau dateng rapat atau enggak.

Beberapa hal yang biasanya jadi penyebab panitia gak pada dateng saat rapat, diantaranya

1. Emang lagi gak mood buat dateng, pengenya nganggur di kosan/rumah.
2. Ngerasa udah ada yang mewakili jobdesk-nya, jadi tinggal nunggu transfer materi aja dari yang lain.
3. Ngerasain rapat-rapat sebelumnya ngebosenin, terlalu bertele-tele. Hal ini kadang dibuktikan dengan biasanya rapat perdana itu mesti ramai. Tapi rapat berikutnya sepii.
4. Udah ngerasa gak cocok sama tujuan kepanitiaan.
5. Emang orangnya gak bisa dipegang omonganya saat screening.

Mungkin penyebab diatas kurang lengkap kali ya, soalnya emang banyaak banget penyebab rapat kepanitiaan itu sepi. Dan dari penyebab diatas tentunya alasan yang bakal jadi jurus buat mangkir rapat adalah "Lagi ngerjain tugas, Deadline besok atau yang nggak kalah klasik lagi ada sodara maen. Atau lagi ada acara keluarga"

Nah perlu diketahui, kalo mau nyelesein masalah maka hal utama yang harus diperhatikan adalah "Penyebab dari masalahnya harus diketahui". Tau penyebab masalahnya apa itu juga udah setengah dari solusi kok.

Penyebabnya udah tau nih, nah ada beberapa tips supaya rapat kepanitiaan banyak yang dateng. minimal bikin senyum si ketua panitia lah.

1. Tugas ketua panitia [ketupat] nih, Pastikan ketupat udah ceesan sama ketua bidang [kabid] di kepanitiaan. Gimana caranya ceesan? ya sering-sering lahadain agenda kultural kaya makan bareng, jalan bareng dll sekedar buat bikin chemistri aja. Bikin satu kesepakatan bahwa kepanitiaan yang sedang dijalankan itu "wajib" sukses lah. Tapi jangan keseringen main, yang ada malah kalian lupa tujuan awal, sama barangkali ada panitia lain yang ngiri gak diajak. hahaha
2. Kalo mau bikin agenda rapat, jangan ngedadak ! ngedadak gak masalah kalo sekedar rapat ketupat sama kabid, kan udah ceesan. Tapi gak berlaku buat seluruh panitia. Toh pasti setuju kalo setiap panitia juga punya agenda pribadi, jadi jangan salahkan mereka nggak dateng kalo kabar - kabari aja udah mepet.
3. Jangan banyak bahasan yang berlarut-larut. Wajar kalo ssesekali pimpinan rapat, ambil keputusan kalo emang masalahnya udah terlalu basi atau berbelit - belit. Untuk itu juga perlu adanya konten yang disepakati buat dibahas saat rapat. Hal ini harus dilakukan saat kabar-kabari agenda rapat, sekalian kasih tau konten apa saja yang akan dibahas nantinya.
4. Jangan terlalu stuck di tempat tertutup. Lokasi rapat juga mempengaruhi minat dan suasana hati panitia. Boleh sekali - duakali, rapat di Taman kota, tempat wisata, asal jangan tempat makan, yakin deh kalo tempat makan tujuan utama yang pada dateng cuman buat makan bukan rapat, hasilnya ya abis makan gak bakalan kondusif buat rapat.
5. Bikin kesepakatan di awal, sebuah aturan yang jelas. Nyante tapi mengikat. Kaya contohnya boleh minum saat rapat. Boleh makan, asal ngikutin bahasan rapat. Hak asasi model begitu sah - sah aja kalo dilakukan saat rapat. Justru kalian bakalan dikenai undang -undang HAM kalo nggak ngebolehin. Lagian daripada panitia pada telat dateng rapat gara - gara lagi makan di warung makan? ya mending saat rapat kan.
6. Yang paling penting ! Point 1 (satu) harus bisa diterapin si Kabid ke staff-nya.

Pada akhirnya ada satu alesan yang emang "wajar banget" kenapa kepanitiaan bisa sepi saat rapat. GAK DIGAJI. Buat apa dateng rapat, mikir pusing - pusing, cape tenaga tapi gak dapet duit ? hahaha

Bikin kepanitian senyaman mungkin, bikin mereka gak mikirin imbalan pribadi, bikin mereka punya itikad yang sangat baik buat menyukseskan acara. Kalo bisa kalian lakuin ini, Percayalah kamu itu calon pemimpin masa depan. So, Nikmatin Prosesnya !!!